ניהול מלאי בצורה נכונה ומדויקת הוא אחד הנושאים המורכבים יותר לחישוב בעסק. חישוב נכון יכול לפנות הרבה כסף לתזרים וליציבות העסק
אחד האתגרים בניהול השוטף של העסק זהו ניהול מלאי בצורה נכונה ומדויקת. הדברים אמורים לגבי חישוב נכון של כמות המלאי בכל זמן נתון בעסק, עיתוי ההזמנה, שליטה בתזרים ומעקב.
היערכות נכונה וחישוב נכון של המלאי יגרמו לנו לעבוד נכון, ולנצל בצורה נכונה את תזרים המזומנים שבידינו. אחרת יתכן מצב בו נצטרך לקחת הלוואות לקניית מלאי חדש אשר יכולנו לקנות אותו מכספים שהיו נותרים בידינו במידה והיינו מחשבים בצורה נכונה את כמות המלאי שאנו צריכים.
כדי לחשב נכון את כמות המלאי שנצטרך, קודם עלינו לדעת מה חיי המדף של המוצר. לרוב המוצרים הנמכרים ישנם חיי מדף ולאחר תקופה הם מאבדים מערכם ןבמקרים רבים פג תוקף ונאלץ להוריד אותם מן המדף. זה נכון כמובן במזון, שם הדברים מורכבים וחשוב להזמין כמויות ההולמות את צפי ההזמנות ואת יחס הלקוחות והמכירות, אחרת נתקע עם הרבה בלאי, מה שיגרום לפחת ולהפסדים. זה נכון גם במוצרים שאינם מוצרי מזון אך הם מוצרים מתחלפים התלויים בעונות ובתקופות, כביגוד אופנתי, ציוד לתחילת שנה ועוד. נתקלתי בעסק בשנה האחרונה אשר מכר ביגוד עונתי. כששאלתי את בעלי החנות מה שווי המלאי, הם לא ידעו להגיד לי עקב אי סדר וחוסר רישום בזמן בקופה רושמת. לאחר ספירת מלאי ידנית ארוכה ומתישה שבסיומה הגענו לשווי מלאי (עלות מכר כפול מספר היחידות בחנות) של 345 אלף שקלים, כאשר מחזור המכירות בחנות בחודש עמד על כ-20,000 ₪ בלבד. בחנויות כאלו חיי המדף של הרבה מן המוצרים המתחלפים צריכים להיות מקסימום ששה חדשים (מכירות עונתיות), ובחשבון פשוט אם מחזור המכירות עומד על כ-20 אלף שקלים אין אף הצדקה להחזיק מלאי ביותר מ-120 אל”ש. בוודאי ובוודאי את כמות החזקת המלאי שלהם, שעמד על פי שלשה מהכמות הזו.
מה שמדהים בסיפור הזה שבין הפגישה הראשונה שנפגשנו ועד שהם הוציאו את הנתונים המדויקים של המלאי הם הספיקו להזמין כמות גדולה נוספת מפריטים מסוימים שלא נמכרו בכלל. כמה שזה נראה מובן מאליו – ישנם בעלי עסקים שלא מונחים בתוך המספרים, לא מודעים לכמות הסחורה שברשותם וכתוצאה מכך מקבלים החלטות שגויות הגורמות להם להפסיד כסף.
וזה לא מסתיים רק בזה. חשוב מאד לנהל את תזרים המלאי לאורך השנה, על מנת שנדע איזו סחורה נמכרת יותר בתקופות מסוימות ובאיזה תקופות היא פחות נמכרת. במקרה כזה נתקלתי בחנות מתנות המוכרת חפצי נוי ושי לאורך כל השנה ובתקופות חגים מציגה סחורה המתאימה לחגים. ראינו כמה מדפים עמוסים בחפצים הנמכרים בעיקר בפורים למרות שזה היה בקיץ, תקופה בה המוצרים האלו כלל אינם נמכרים. בעלי החנות רצו להזמין סחורה נוספת המתאימה לעונה, אבל לא היה להם מספיק כסף לשלם והם נאלצו לקחת הלוואה לטווח קצר ולהחזיר לאחר מכירת הסחורה. רישום מדויק של כמות הסחורה שנמכרה בשנה הקודמת ותכנון של כמות הסחורה שנקנתה כאינדקציה מהמכירות וכמות הלקוחות בשנה הנוכחית תגרום לנו לדייק את כמות הסחורה שהזמנו וכך ישאר כסף להזמנת מלאים וסחורות אחרות.
ככלל ישנן כמה שיטות חשבונאיות לרישום מלאי, המשפיעות על הרישום ושווי הסחורה בסוף השנה. חשוב להיוועץ עם איש מקצוע כיצד נכון לכם להתנהל בעסק הספציפי שלכם. כדי להיות מסונכרנים כל הזמן בכמות הסחורה הקיימת במלאי ובכמות הסחורה שנמכרה, כדאי להעזר בתוכנות ייעודיות לכך בקופה רושמת. ישנן תוכנות יקרות יותר המתאימות לחנויות המוכרות סחורה רבה ובדרך כלל בעלות כמה סניפים וכדאי להיוועץ קודם הרכישה, להבין את צורכי העסק, פוטנציאל הגדילה שלו ולקבל החלטה.
שווי מלאי בקבלת החלטת קנייה או מכירה של עסק
להערכה מדויקת של שווי המלאי ישנה השפעה רבה בעת קנייה או מכירה של עסק. חשוב להבין כי שווי המלאי בפועל כפי שנקנה (עלות המכר) לא משקפת בהכרח את הסכום שנקבל בעת מכירת הסחורה – השווי האמיתי של הסחורה, אותו ניתן לשקף בעזרת הערכת שווי מימוש מהיר. בעל עסק שיזדקק לכסף בדחיפות לא יוכל לחכות זמן רב כדי למכור את הסחורה ולממש את הרווח, ויאלץ להתגמש במחיר שיקבל. בנוסף ישנה סחורה שלאחר תקופה וחילוף עונות תימכר בקושי רב וכתוצאה מכך במחיר נמוך משמעותית.
נושא חישוב המלאי הינו אחד הנושאים המורכבים יותר לחישוב בעסק וכדאי ללמוד טוב את הנושא ולהיוועץ לפחות בתחילת הדרך על מנת שנמנע משגיאות וטעויות שיעלו לנו ביוקר.
